MESSERJEV SISTEM UPRAVLJANJA SKLADNOSTI
Preambula
Messerjev sistem upravljanja skladnosti (CMS) je naš organizacijski koncept, ki opisuje vrednostni sistem družbe Messer in njegovo praktično izvajanje ter opredeljuje s tem povezane odgovornosti. Cilj organizacijskega koncepta je vnaprej preprečiti kršitve Messerjevega kodeksa ravnanja. Zagotavlja zavezujoč okvir za ukrepe za obravnavanje navzkrižij interesov in skladnost z veljavno zakonodajo, regulativnimi določbami in zunanjimi/notranjimi operativnimi pravili na vseh poslovnih področjih skupine Messer. Messer CMS je podprt z jasno zavezo upravnega odbora, direktorjev in vodstva ter služi kot instrument za izgradnjo zaupanja pri naših strankah, partnerjih, zaposlenih, pa tudi pri konkurentih, širši javnosti in medijih.
Messerjev Kodeks ravnanja
Uprava družbe Messer SE & Co. KGaA je načela organizacijskega koncepta strnila v sklop pravil "Messerjev Kodeks ravnanja". Kodeks razloži aktivno korporativno upravljanje in služi vsem zaposlenim kot orientacija pri njihovem vsakodnevnem delu v skladu z izjavo o poslanstvu skupine Messer. Generalni direktorji morajo z ustreznimi ukrepi zagotoviti, da imajo vsi zaposleni prost dostop do kodeksa in so obveščeni o tem, kje in kako se lahko seznanijo z njegovo vsebino.
Messerjev Kodeks ravnanja je ključni dokument. Dopolnjujejo in utemeljujejo ga smernice skupine in druge smernice, priročniki in drugi interni predpisi, ki veljajo za celotno skupino ali lokalno. Messerjev kodeks upošteva rezultate rednih analiz tveganj za določanje specifičnih tveganj, ki jim je skupina oziroma lokalna družba izpostavljena.
Strokovna usposobljenost in podjetniški duh naših zaposlenih sta naš najpomembnejši vir za doseganje ciljev našega podjetja. Cenimo predanost in strast, s katero zaposleni prispevajo k uspehu podjetja. Zaposleni morajo pri opravljanju svojih dejavnosti upoštevati ustrezne zakone in pravila kodeksa.
V skladu z zgoraj zapisanim od naših poslovnih partnerjev, strank in drugih, s katerimi sodelujemo, pričakujemo, da upoštevajo veljavno zakonodajo in načela kodeksa.
Pooblaščenec za skladnost poslovanja
Uprava družbe Messer SE & Co. KGaA je odgovorna za spremljanje sistema upravljanja skladnosti. Ta organizacijski koncept je zavezujoč za vse: direktorje, vodje in zaposlene v skupini in družbi Messer Slovenija d.o.o.
V skladu z veljavnimi zakoni so generalni direktorji odgovorni za izvajanje tega organizacijskega koncepta v lokalnem podjetju in za zagotavljanje njegove skladnosti. Za podporo generalnim direktorjem in nadzornim organom je upravni odbor družbe Messer SE & Co. KGaA imenoval vodjo skladnosti (CCO). Imenovani so tudi lokalni pooblaščenci za skladnost (LCO), ki jih imenujejo regionalni menedžerji v dogovoru z ustreznimi lokalnimi upravnimi direktorji. Skupino nadzornikov skladnosti dopolnjujejo še vodje oddelkov v korporativni pisarni, ki se ukvarjajo z oddelki. Uprava družbe Messer SE & Co. KGaA je določila naloge, pravice in dolžnosti pooblaščencev skladnosti v Smernicah za pooblaščence skladnosti.
Vloga predstavnikov skladnosti je dodeljena generalnim direktorjem, menedžerjem, CCO, LCO in BCO. Od njih se pričakuje visoka stopnja socialne in etične usposobljenosti. Direktorji in menedžerji morajo svoje delovanje usmeriti v organizacijo, vodenje, komunikacijo, selekcijo, nadzor in usmerjanje. Poleg tega se zavzemajo za zaščito strank, zaposlenih in okolja. V tem kontekstu je njihova jasna zaveza transparentnim, pravno skladnim gospodarstvom enako pomembna kot preprečevanje in sankcioniranje nezakonitih praks.
Risk analiza
Potencialne šibke točke znotraj družbe Messer Slovenija d.o.o. so bile opredeljene s podrobno analizo tveganja, vključno z vsemi regionalnimi podružnicami in korporativnimi oddelki.
Program usposabljanja
Poleg klasičnih usposabljanj je mogoče organizirati spletne seminarje in e-učenja o izbranih temah v zvezi s kodeksom ravnanja. Službe v družbi ter lokalni upravni organi določajo vsebino usposabljanja in zaposlene, ki se usposabljajo. Sprejmejo zasnovo in izvedbo usposabljanj, po potrebi s podporo zunanjih ponudnikov storitev, ter zagotovijo ustrezno dokumentacijo. Uprava skupine Messer lahko določi obvezna izobraževanja in vsebine usposabljanja ter skupino zaposlenih, ki se izobražujejo.
Poročanje in revizija
S smernicami skupine, večinoma poenotenimi statuti, poslovnikom za upravne organe (lokalnih) podjetij, pravili o podpisovanju, ki sledijo načelu štirih oči, in posameznimi zahtevami osrednjih oddelkov so različne postavke podvržene odobritvi in poročanju.
Posamezne teme se obravnavajo in dogovarjajo, izkušnje in informacije se izmenjujejo in poročajo na rednih srečanjih na lokalni ali regionalni ravni ali na oddelčnih sestankih.
Bistveni procesi , tako lokalno kot na nivoju skupine, so bili definirani in so večinoma certificirani (npr. ISO, GMP).
Za izpolnjevanje zahtev Messerjevega kodeksa je treba uporabiti obstoječe organizacijske strukture. Neposredno so odgovorni posamezni oddelki, odgovorne osebe na regionalni ravni in organi upravljanja. To zagotavlja osebno odgovorno izvajanje in skladnost s kodeksom za področje odgovornosti, na katerega se posamezna zadeva nanaša.
Notranja revizija ob podpori korporativnega pravnega in oddelka za skladnost v rednih intervalih izvaja večdnevne preglede v vseh lokalnih podjetjih. Tako so dejstva (npr. statut, poslovna pravila, pravila o podpisu, zagotovljena usposabljanja, upoštevanje poročanja itd.), ki so pomembna za izvajanje kodeksa, podvržena natančnejšemu preverjanju. Poleg tega posamezni oddelki izvajajo tudi podrobne revizije (npr. SHEQ, Medical, IT). Pripombe in predloge izboljšav zapišemo v poročilo, ki ga posredujemo upravi Messer SE & Co. KGaA. Izvajanje predlogov izboljšav se preverja z nadaljnjimi presojami v določenem časovnem okviru.
Nerešeni in morebitni zahtevni sodni spori, ki temeljijo na določeni vrednosti oziroma tveganju, se centralno preverjajo na vsake tri mesece, pri čemer se vnesejo podrobnosti o dejstvih, vrednosti spora, statusu zadeve, tveganju postopka in, če je potrebno, rezerve.
Generalni direktorji, LCO in BCO so dolžni obvestiti CCO o vsakem sumu hude kršitve Messerjevega kodeksa ravnanja. O vseh procesih, ki so pomembni za kodeks v zadevni regionalni podružnici ali v zadevnem oddelku, je treba poročati CCO za preteklo leto kot del letnega poročila o skladnosti najpozneje do 31. januarja.
CCO poroča upravi družbe Messer SE & Co. KGaA redno in v posameznih primerih na zahtevo sproti o morebitnih hujših kršitvah kodeksa, ki so mu bile sporočene, sicer poroča enkrat letno.
Enkrat letno vse lokalne podružnice in centralni oddelki poročajo podpredsedniku korporativnega kontrolinga o pomembnih dejstvih za poročilo o tveganjih. O tem razpravlja uprava družbe Messer SE & Co. KGaA, ki sprejme tudi nadaljnje ukrepe, če so potrebni. Nadzorni svet družbe Messer prejme poročilo in po potrebi tudi podrobna pojasnila v vednost.
Messer enkrat letno strne vse aktivnosti v trajnostno poročilo in ga certificira v okviru globalne pobude za poročanje (GRI).
Poročanje o kršitvah skladnosti in ugotovljenih sumljivih primerih
Generalni direktorji in izvršni direktorji morajo svojo funkcijo organizirati tako, da jih je mogoče kadar koli obvestiti o poročilih zaposlenih o kršitvah veljavne zakonodaje ali kodeksa ("kršitve skladnosti") ter v utemeljenih primerih zagotoviti takojšnje pravno varstvo.
Smernice za poročanje in obravnavo kršitev pravil pri Messerju opisujejo, kako je mogoče sporočiti informacije o kršitvah pravil ali neprimernem ravnanju ter kako jih je potrebno obravnavati.
Za sporočanje domnevnih kršitev skladnosti so na voljo:
- platforma: www.messer.ethicspoint.com
- telefonska številka: 00386 2 669 03 00
- elektronski naslov: compliance@messergroup.com
V okviru sporočanja je potrebno izdelati poročilo, v katerem bo naveden odziv na ugotovljene kršitve skladnosti. To mora vključevati opis, kako je bil incident preiskan, ugotovitev posledic ugotovljenega protipravnega ravnanja in odločitev o nadaljnjem ukrepanju.
Generalni direktorji morajo z ustreznimi ukrepi zagotoviti, da so vsi zaposleni obveščeni o tem, kako in komu je treba prijaviti kršitve Messerjevega kodeksa, vključno z javnim obvestilom o e-poštnemu naslovu za skladnost.
Bad Soden, 30 November 2021
Messer SE & Co. KGaA